作者：邹宇

    随着现代信息技术的普及和应用，中国经济已进入互联网+时代。房地产评估公司作为社会经济活动中的一员，也要适应经济环境的变化而提升自身的信息化水平。本文总结与分享了一个公司在信息化工作中用短信自动发送系统来解决房产评估公司内部沟通效率的简单案例。

    1.背景

    现场查勘是评估业务过程中必要的环节，查勘人员在业务到来之前往往都在公司以外的地方进行查勘工作，这就带来了一个问题。如果等到查勘人员回到公司进行交接再出发查勘必然会造成时间的浪费。如何快速有效的将评估业务的基本内容传达给正在进行查勘的工作人员呢？

通常的处理方法是部门经理通过短信通知的方法将信息发送到其他人手机中。但这种处理方法导致了另一个问题。就是这个操作会占用了大量项目经理的时间，在项目集中出现的时候会造成项目经理压力过大。

在此我们可以做一个粗略的计算，一般一条需要传递给外业人员的项目基本信息内容需要90个字符。假如项目经理通过电脑输入来发送短信（如果通过手机按键来发送的话就更慢了），按照一般人员的打字速度100字/分钟录入，每个项目需要约1分钟的时间来通知外业人员。

由此可知，部门经理每日将会花费一个半小时的时间仅仅用在通知内部人员这件很小而又简单的事情上。由于其耗时与业务量是1：1同步递增关系，随着业务量的成长必然会出现瓶颈效应。

2.解决方案

因为部门经理的工作职责有很多，这一项职责耗时过多必然影响其他工作职责的发挥。而且部门经理一般是处理较复杂工作内容的人员，其花费大量时间处理简单的工作内容对于公司而言是一种浪费。所以解决这个问题就要减轻项目经理负担，将录入业务信息的工作内容与项目经理分离，由专人负责信息录入，项目经理只负责信息的分配和协调。

使用短信自动发送系统后，接单人员将信息先录入系统，然后逐个发送给项目经理进行分配，分配后由系统将自动发送通知短信到外部人员。这样做之后，既节省了项目经理的时间，又解决了公司处理业务的瓶颈问题。

3.解决效果

从解决效果来看，信息通过一次录入实现了多次使用。项目经理只要在接单人员的项目上进行一个转发而无需重复粘贴或录入，从而简化了工作内容。一个项目经理可以对多个项目接单人员进行处理，从而增强了公司组织结构的可扩展性。

4.总结

    以上的案例虽然很简单，但却涉及到了效率管理、人员的调配、信息化工具的使用等多个方面，之所以能够顺利解决；所依靠的是公司领导、同事大家长时间共同的配合与努力才能形成真正的解决方案。在这个过程中，本人也通过实际解决这样的问题学习了他人处理各种问题所使用的方法和知识，得到了与大成公司、大成人的共同成长！