美国住房管理机构的首席信息官制度

    美国联邦政府的住房管理机构主要是美国住房和城市发展部(Department of Housing and Urban Development,  简称HUD)。HUD于 1965年通过合并原有政府机构而成立,其主要职责是为美国国民建立一个合理的住房体系和合适的居住环境,通过其抵押贷款担保方案为中低收入家庭拥有住房提供担保,在支持居民获得房屋所有权方面发挥重要作用。
    20世纪80年代,美国联邦政府的信息化建设步入了构筑战略信息系统的历史时期,联邦政府的信息管理也开始了从仅仅关注技术性的具体操作向强调技术性与管理性相兼容的目标转型,信息管理在整个联邦政府系统中的地位逐步由单纯提供服务咨询上升到参与战略决策的高度。与此同时,美国住房和城市发展部的信息资源管理却呈现出与整个政府系统的信息化发展趋势不相匹配的现象:存在着严重的“职能真空”,即机构中无人负责全国住房信息的筛选、分类与传递的监督与管理,以至于整个机构陷入“错误信息泛滥,正确信息稀缺”的困境,使得住房和城市发展部的信息管理无法在联邦政府的宏观战略决策中发挥其应有的作用。美国联邦政府住房管理机构的信息资源管理无论在微观还是在宏观层次上都面临着改革的必要,这种改革的直接成果就是催生了美国住房和城市发展部的首席信息官制度。美国学者Ludlum.D对首席信息官(Chief Information Officer,CIO)是这样定义的:CIO是负责一个组织信息资源管理和应用的高层管理者,他们通过规划和指导信息技术改进和信息资源的最佳利用来支持组织目标。

    自1996年以来,美国住房与城市发展部建立了首席信息官制度,通过首席信息官职位的设立,依靠其技术化、专业化、权威性的统筹协调工作,逐步实现信息技术和信息管理对传统政府住房管理信息流程的重组和再造,有效地提高了机构内部的工作效率,从而使政府住房信息管理在决策参考和公共服务中发挥了更大的效用。

    一、美国联邦政府住房管理机构首席信息官的职责设定与能力要求

    (一)美国联邦政府住房管理机构首席信息官的职责设定

    在1996年颁布的《信息技术管理改革法案》中,美国通过立法的形式明确规定了住房与城市发展部首席信息官的主要职责。

    1.制定本机构信息管理的规划和计划,并监控其实施

    主要包括:(1)深入了解本机构的信息工作流程,顺应政府信息化发展趋势,提出本机构信息化发展战略,制定5年的中长期规划和1年的短期计划,这些规划和计划涉及到网络建设、信息收集、信息处理、信息利用等内容;(2)运用一切可能的方法,指导、监督本机构信息技术管理规划和计划的实施,评估本机构信息化规划和计划的管理绩效,实施有针对性的管理;(3)洞察信息事业的发展方向,改善本机构在信息资源管理方面的运作,及时提出本机构各部门信息业务流程的再造方案,制定更为有效的信息工作流程。

    2.管理本机构的信息资源,推进信息资源开发和利用效率的最大化

    主要包括:(1)为本机构开发、建构一个稳固的、整体性的信息建设与管理框架,有效进行信息资源管理,协调信息资源在机构各部门之间的流通、维持与优化;(2)推进本机构信息管理的标准化,制定切实可行的统一标准,如信息分类标准、信息要素标准等,以保证本机构信息化的成功实施;(3)利用信息手段提高本部门信息资源管理的效率,并尽可能使信息资源得到充分开发和利用,使信息资源能够为联邦政府首脑及其他高层管理者提供决策支持;(4)推进信息的保值、增值,创造性地寻求信息技术与信息资源的应用机会,实现其使用价值的最大化,最大限度地满足和服务于公众对政府住房信息的需求。

    3.加强评估与培训,推进本机构信息资源管理能力的可持续提升

    主要包括:(1)进行一系列评估工作,以不断加强本机构的信息资源管理能力,包括评估本机构现有管理人员与操作人员信息处理的实际能力,评估本机构人员在信息管理中所具有的技术和能力;(2)针对存在的缺陷和问题,制定相应的培训计划、招聘计划、人力资源开发计划等;(3)关注新信息技术的发展并随时注意加以引进和吸收等。

    (二)美国联邦政府住房管理机构首席信息官的能力要求

    当前,在美国住房和城市发展部中,首席信息官已经突破了仅仅承担信息技术服务的狭小职能空间,而转化为技术型的管理角色,是决策集团中的重要组成人员,与这一新的角色相适应,对CIO的素质也就提出了更高层次的要求。美国联邦政府住房和城市发展部详细规定了首席信息官应当具备的一些核心能力,如信息素养与信息能力、全局思维和顶层设计能力、宏观管理与专项信息管理能力、有效协调与沟通能力等。

    1.信息素养与信息能力

    从《信息技术管理改革法》的相关规定中,我们可以发现其在强调CIO的管理角色定位的同时,仍应对其固有的属性——信息专家的身份予以充分重视,并且对CIO的技术素质提出了更新、更高的要求。如:进一步强调CIO的综合技术素质,强调其“专广结合、精博兼具”的技术特征;要求CIO具有敏锐的信息洞察力,能及时跟上信息技术发展的最新潮流,能对最新的信息技术及时辨识并加以引进和运用,等等。

    2.全局思维和顶层设计能力

    在联邦政府的住房和城市发展部中,由于首席信息官已经成为了机构内部的主要管理人员,其全局思维和顶层设计能力就显得至关重要。这种能力要求CIO不能只把视线集中在技术管理层面,而应更多地注重宏观管理,要站在机构改革全局的高度对信息技术和信息资源管理的未来发展进行准确预测,做好信息化发展的规划和决策,对机构综合、复杂的信息系统进行全面、有效的设计,从而通过信息技术有力推进机构发展目标和政府总体目标的实现。

    3.有效协调与沟通能力

    在住房和城市发展部中,协调与沟通工作是首席信息官的重要职能。与机构内不同部门、各个环节之间的协调才能确保其信息资源管理的决策与措施得到机构内不同部门的认同与执行;与不同机构主要领导进行沟通才能确保其信息资源管理得到来自纵向与横向两个维度的理解和支持。为此,首席信息官需要具有良好的口头和书面表达能力、复杂人际关系的应对能力以及机构内外涉及信息管理的各种矛盾的化解能力,等等。

    二、美国联邦政府住房管理机构首席信息官的管理制度

    (一)任职资格与任用程序制度

    美国住房和城市发展部首席信息官的任用条件在《信息技术管理改革法》中明文规定,具体包括如下内容:1.关于任职资格的规定,必须具备经认定的、能高效地履行其职能的、信息资源管理方面的知识储备、技能训练和实践经验,其任职资格应从与信息资源管理有关的教育、培训、工作经历以及实践活动等多角度进行考察。 2.关于任用程序的规定,住房和城市发展部中设立的首席信息官,一般由该机构第一副职担任,并由该部门行政首长推举,取得国会参议院同意后,由美国总统任命。

    (二)工作报告制度

    一般而言,住房和城市发展部首席信息官的工作报告沿着两条路径展开:一是直接向本机构的行政长官做经常的工作报告。通过工作报告及时让机构首脑了解本机构信息资源管理的现实状况,以及未来本机构的信息资源管理可能采取的改革措施,以便取得领导的理解和支持;二是定期向设立在白宫办公室的管理和预算办公室 (OMB)的副主任汇报,OMB的副主任再向主任汇报,主任再定期向总统汇报。通过建立这种层递式的工作报告制度,有助于使高层行政首脑及时获取决策所需的各种信息,并对住房和城市发展部信息资源管理存在问题的解决提供方向性的指导。

    (三)建立在记分卡基础上的管理绩效评估与奖惩制度

    美国联邦政府在对住房和城市发展部首席信息官的管理实践中,设计出了建立在记分卡基础上的绩效评估与奖惩制度,以加强对首席信息官的工作业绩进行评估和奖惩,并激励和引导其更加卓有成效地完成本职工作。具体是指,OMB向联邦政府住房和城市发展部发放信息资源管理记分卡,根据已确定的评估标准对首席信息官的工作绩效进行评分,并且每季度总评一次。这些标准包括:是否将大部分信息资源管理的支出投向需要优先考虑的项目上;是否已按照规定的成本、规定的时间和规定目标宋实施信息资源管理的具体项目;机构的信息技术系统是否已通过相关认证,并被证明具有完全的安全性;信息资.源管理流程是否具有可操作性,并能够创造效益。通过这些评估标准,可以非常清晰地显示出首席信息官的工作绩效,并据此进行相应的奖惩或完善。

    三、简短的启示

    美国联邦政府住房和城市发展部首席信息官制度的产生,标志着在政府住房管理机构中,信息资源管理正在从辅助性的角色定位转化为核心职能。美国作为世界上最早在其联邦政府的住房管理机构中建立首席信息官制度的国家,其完善的制度设计以及良好的制度运行效果,为我国政府住房管理机构首席信息官制度的建立和发展提供了有益的参考和借鉴。未来在我国政府住房管理机构信息资源管理制度建设的进程中,应在充分肯定信息资源管理职能重要性的前提下,通过设立首席信息官制度,有效化解政府住房管理机构运行中信息技术与部门工作相互隔离的状态,使技术与管理有机地结合起来,进而实现政府住房信息资源利用效率的最大化,推进政府住房信息资源管理的规范化与科学化。
 

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